■お買い物するなら○アマゾンへＧｏ！
ここでは「紙」を「電子化」するために必要なものに関してご紹介します。
スキャナ
「紙」を「電子化」するのは必須のアイテムです。スキャナの項で述べますが、紙を電子化するには高解像度ものは必要ありません。従来はモノクロ２値が使われており「プリンタの解像度＝スキャナの解像度」のように言われて３００ｄｐｉ→６００ｄｐｉ→１２００ｄｐｉのように変化してきました。しかし、モノクロ２値でなければ必ずしもこれは成り立ちません。現在のように「紙」そのもののカラー化が進んだ場合は「フルカラー」でとるのが一般化しています。すると「プリンタの解像度＝スキャナの解像度＊８」程度になります。つまりインクジェットプリンタで印刷するにしても２００ｄｐｉもあれば十分ということになります。
実際問題はカラーですと１５０ｄｐｉでもＦＡＸよりは綺麗ですし、通常の文書でしたら大丈夫です。ただお勧めは２００ｄｐｉ程度です。それ以上になると逆にサイズが大きくなりすぎて非効率だと思います。対してモノクロ２値では最低でも３００ｄｐｉは必要です。お勧めは４００ｄｐｉ程度です。（半端ですけど。）
ＳＯＨＯなどの事務所を前提にした場合、特に高価なスキャナを買う必要はありません。現在、デジタルコピアでネットワーク対応であれば殆どの機種がそれを利用できます。
また別の項目で廉価なスキャナをご紹介したいと思います。
ファイリング・ソフト
絶対必要というものではありません。なぜならWindowsには標準のファイル管理ツールであるエクスプローラが備わっています。これは全てのファイルを平等に扱えますのでこれで事足りる人も多いはずです。また幾つかのオンラインソフトも公開されており、それと組み合わせることでより便利に使うこともできます。
しかし以下の悩みがある場合にはファイリングソフトは効果的です。
①ファイル名で探すのが難しい場合
例えば文書のファイル名だけで探すことができればいいのですが、どうしても同様の名前が増えて行きます。この場合、「全文検索ツール＋エクスプローラ」という手もありますが、サムネイルで視覚的に探す場合が便利なこともあります。この場合ファイリング・ソフトが役に立ちます。
②異文書をたばねたい・ばらしたい場合
例えばＷｏｒｄの文書とＥｘｃｅｌの文書をつけたい場合などです。ファイル名だけで探すことができればいいのですが、どうしても同様の名前が増えて行きます。この場合、「全文検索ツール＋エクスプローラ」という手もありますが、サムネイルで視覚的に探す場合が便利なこともあります。この場合ファイリング・ソフトが役に立ちます。
ＯＣＲソフト
これも必須というわけではありません。
文書を入れるのはいいにしても「探す」ということが必要になります。その場合はファイル名でも探せますが、数が増えてくると全文検索などがほしくなります。また別に述べるように画像フォーマットとしてＰＤＦを利用するスキャナが増えています。そのためＯＣＲを利用すると便利な場合があります。
ＰＤＦでもスキャナが生成するのはＩｍａｇｅＰＤＦと呼ばれる画像を埋め込んだＰＤＦですが、これにＯＣＲをかけて「透明テキスト」として埋め込むことにより検索が可能になります。勿論再利用する場合でもテキストとして取り出すことが可能です。
ファイリングソフトは大半のものが何らかの内部フォーマットをもっておりそれで管理します。そのためＯＣＲを装備しているものが殆どです。ただし、エクスプローラと違い全部のファイルを同列に扱うわけではありません。そのあたりは割り切りも必要です。
ＰＤＦツール
ファイリングした後の出力としては「画面で見る」「印刷する」などですが、電子なので「配布する」というのもあります。そのあたりは紙と違って電子が圧倒的に有利です。その場合に用いられるのがＰＤＦです。ＰＤＦはＡｃｒｏｂａｔＲｅａｄｅｒを入れれば誰でも同じ状態を見ることが可能です。
そうなるとＰＤＦに変換しなくてはなりませんが、このあたりのツールも必要です。最低限必要なのはＰＤＦＷｒｉｔｅｒですが、他にも編集などを考えると少しツールをもっておいた方がいいと思います。
このあたりは分量が多いので別の章でご紹介いたします。
その他ツール
ここでは、その他に便利なツールとして検索ツールなどをご紹介します。
またちょっとした小物で便利に感じたツールも取り上げていくつもりです。
ベストインテグレーション
このような構成をそろえる場合は、何かに何かがついていたり、ファイル変換が必要であったり、いろいろ面倒なことが発生します。
しかし、ユーザの処理量や好みは一定しませんから、組み合わせも難しいものがあります。また現状がＢｅｓｔかといえばそうでもないものもあります。
そこで現状でのベストを独断と偏見でチョイスしてみます。
ショッピング
参考にショッピングサイトを紹介しています。