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ここではファイリングソフトに関してご紹介したいと思います。
ファイリングソフトは多いのですが、なかなかキラーソフトにはお目にかかれません。というよりもユーザの内容が多種多様であるため、なかなか統一できていないのが現状だと思います。また、これらを導入しなくても大半はエクスプローラで事足りる場合も多いと思います。
ファイリングソフトを使うメリットは主につぎのようなものではないでしょうか?

@探しやすい
ファイル名がたよりだとどうしても似たような名前が増えてしまいがちです。例えば「会議資料」のという名前では沢山のなかから探すのは困難です。そこでフォルダをわけるのですが、その中にも同じような名前ができてきてしまいます。
またファイル名では内容の見分けが困難な場合もあります。端的な例がデジカメの写真で例えば「京都」にしてしまうとその連番が並びますから、その中の1枚をファイル名をたよりに探すのは至難です。そこでサムネイルと呼ばれる縮小画像で表示します。しかし、これは功罪相半ばというところで見易さとは裏腹にファイルの表示数が減りスクロールが増えます。そこで次のような手法がとられます。
Aたばね・ばらし
普通の「サムネイルビュー」ではそのまま平板的に表示されますが、フアイリングソフトは何らかの形で「たばね・ばらし」ができます。例えば、「Aの件の資料」をWordであれExcelであれもらった「イメージ」であれ、1束にしておきておけます。このことで複数のファイルでありながら1つのサムネイルですむわけです。このあたりもいろいろやり方はあり、Openな形式を使うのもから独自形式を使うもがあります。しかし、これまた功罪相半ばというところで、原図(例えばWord文章)と管理(見ている画面)は別々です。つまり1つのファイルに2つのものを持つわけで無駄といえば無駄が発生しますし、場合によっては矛盾する場合もあります。ただ矛盾は回避するような手段はつけられているようです。
BOCR
検索のもう1つの手法として全文検索があります。しかしファイリングソフトはイメージ画像を母体としたものが多く、それは「画像」ですからそのままでは検索できません。そこでOCRをかけて認識結果に対して全文検索をかける手法がとられます。これらの実装の仕方はまちまちですが、たいていは持っていると考えてよいと思います。なくても外部に用意できる場合が多いです。
B統一出力
内部的にはどうあってもあまり関係はないのですが、外部に渡したい場合にいろいろ制約がある場合があります。例えば「一太郎」で作ったものを相手に渡す場合、相手はそれをもっている必要があります。また改竄の危険性もあります。そこで現在では一般的にはPDFでわたされるようです。そのために幾つかのソフトではPDFでの出力があるものあり、これが今後のトレンドと言えます。

実際問題としてエクスプローラの管理とは似たようなインターフェイスをもっていますが、ファイリングソフトはオールマイティではない(例えば「音楽」「映像」などは不得手)なので切り分けて使うことになると思います。その意味で「ドキュメントはこちら」「それ以外はエクスプローラ」という具合に分離して運用するのが一般です。多くの場合、Officeではドキュメントが主体ですので、その意味では重宝する場合もありますが絶対ではありませんし、エクスプローラ+全文検索が便利という人もいます。これらは使い方と好みにもよります。

ここでは市販ソフトのうち主だったものを紹介したいと思います。
<参考>
同じ趣旨でこちらにも大変良い記事がありました。参考になります。消えていったものもあり諸行無常です。
DocuWorks(富士ゼロックス)
お勧め
No1

DocuWorks
■DocuWorks
富士Xerox社のドキュメント管理ソフトです。現在はVer6となり価格は¥14,200です。
内部はXdwというオリジナル形式で扱われます。PDFではありませんが、ViewerやIEへのPlugInは無料提供されています。また紙出力を意識したつくりになっていますので、文書のサイズの概念があるのはPDFと似ています。
WordやExcelなどは仮想プリンタを介してXdwに変換して管理することが可能です。
また変換したものは「束ね」「ばらし」が自由にできますので、Word+Excelの文書も楽々作ることができます。
PDFに変換したい場合はPDFWriter(別に述べます)を使えば可能です。PrimoさえあればPDFで出力させることもできます。また、他にも数社から変換ソフトが発売されています。(Ver6からは内蔵されています。)
ビュアーはFreeのものと製品版は異なっており製品版の機能はかなり上です。またセキュリティ機能や署名機能、アノテーション(注釈)機能も充実していますので本格的な用途にも使えます。またOCRも内蔵されています。(これも嬉しい機能です。)
感触としてはXdwにしてしまえば比較的サクサクと動きます。100万本を越す実売実績もうなずけます。原図も管理できますのでOfficeでも充分使えるものだと思います。
【惜しい!!】
外部に渡す場合はどうしてもPDFの方が有利なのは否定できません。しかし、これはPDFWriterがあれば事足りますし、Ver6からは内蔵されています。ファイル管理としては殆どが網羅されているような感じがします。価格もこなれています。またPligunなどの拡張やSDKの公開も嬉しい限りです。
管理はXdw、通信ならPDFにするのは悪い選択ではないと思います。PDFは製版用まで耐えるのでやはり重たく、Officeならこちらが軽快です。
Ver6からはPDFも扱えますが、かなり重たいです。(^^!これがなんとかなればPDF管理ツールとしても使えますからなんとか軽くしてほしいところです。
欲を言えば、Adobeさんと同じく普及させるには、Viewer&WebPlugInはLiteではなく本格的なものを無償で配布して欲しいところです。また色々なプラットホームにも対応して欲しいですが、PDFに対抗できる力を持つと思うので普及して欲しいところです。それには最低Adobeさんと同じインフラ提供を推進する必要があるように感じます。またフォーマットの開示がないのは何より普及に関してはネックではないでしょうか?
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やさしくファイリング(メディアドライブ)

■やさしくファイリング
OCRの老舗メディアドライブ社のファイル管理ソフトです。その名前のとおり操作性を簡単にすることに主眼がおかれており、あまり迷うことなく操作できます。価格は¥9,800(税別)となっています。
内部はTiffデータで管理されています。(写真はVer5ですが現在はVer6です。)JpegやTiffですと変換なしで格納することが可能です。
OCRの老舗だけあってOCRも内蔵されています。Tiffで入力すると(設定により)即時にOCRをかけることができますし、速度もなかなかのものです。また、これをPDF化すると「透明テキスト付PDF」ができますので、そういう用途にはとても威力を発揮すると思います。(管理よりもこのあたりの方が良くできています。)
どちらかと言えば(やはりスキャナが主体で)イメージが母体となっており、それにWordやExcelなどの拡張が行われて行ったような感じです。そちらはMDCという仮想プリンタでイメージ変換されます。サムネイルなどは同列で作れますので、この中での「束ね」・「ばらし」は自由にできます。
PDFに変換したい場合もイメージであればボタンでできますのでその点は便利です。
またmhtなどのホームページのファイルも管理できます。画像中心の使い方には向いたソフトと言えます。
【惜しい!!】
概念的にDocuWorksなどと異なるのは、TiffやJpeg以外はサムネイル変換のみされるようです。したがってデータ量は軽くなっています。画面の中では一見「束ね」「ばらし」が自由にできますが、それをPDFなどに変換する場合はTiffなどしか受け付けません。このあたりはPDFはイメージ画像の変換のみと割り切ってあるようですが、そこはどうもいただけません。内部仕様がOpenフォーマットと言えばそうなので、いろいろな意味で拡張はしやすいかもしれませんがPlugInなどの積極公開はありません。ブラウザのmhtがちゃんと表示してくれるのは有難いです。
せっかくイメージ変換のMDCプリンタがあるので、これをいろいろなアプリから印刷(Tiff変換など)できるようにして、全面イメージ化していろいろな異種ドキュメントの「束ね」「ばらし」もできる方が有難いと感じます。そうすればImagePDFですが、いろいろな作成できて便利だと思います。
■イメージドキュメントに関して言えば、OCRもできて束ね・ばらしもできてPDFにも変換できます。惜しむらくは異種ドキュメントの束ね・ばらしがこの中でしかできないことです。また細かい編集機能もDocuWorksに比べれば見劣りする点が多いです。
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瞬簡ファイリング(クセロ)
■瞬簡ファイリング
PDFで技術的に評価の高いクセロ社のファイル管理ソフトです。同社は2004年9月にクセロPDFというPDFWriterをFreeとしコンシューマ市場に参入しています。本製品はその3製品の1つで、その意気込みが伺えます。
早速、手に入れてやってみました。
定価は¥3,990とありますが、発売記念価格とのことで¥3,192でした。(ダウンロード版でベクターで支払い。)しかし、現在はシェアウェアのような「お試し」はなく、金額を支払うとダウンロードできる仕組みです。
雰囲気としては同じクセロさんのePWare(後述)と殆ど同じという印象です。(設定の一部が違うだけで全くの同一品ではないかと思われます。ePWareを買った人は...。またePWareと同時に立ち上がらないことからも同じものかも...。)
また内部はPDFで管理しますのでPDFライターも付属しています。(Freeのものは印刷の都度ブラウザが立ち上がりましたが、これは当然ながらCMはありません。)またAIさんのOCRが標準でついています。(これもePWareよりお買い得です。ePWareを買った人は...。)
ページ編集機能であるワークパレットもついています。(但し、ワークパレットはAcrobatReaderだけでも動くようですが一部制限が出るようです。)
また初期からScanSnapフォルダがあり瞬簡ファイリングをScanSnapに登録するとScanSnapフォルダに入って立ち上がります。また設定によって自動的にOCRをかけることも可能です。
ScanSnapユーザにはあまり関係ありませんが、AcrobatReaderだけのユーザですと、簡単な処理ならできますし、PDFWriterもついています。またScanSnapユーザでもOCRを使う人はAcrobatのOCRより精度が良いものが期待できそうです。自動OCRというのも嬉しいです。
ファイル管理として見ると、すべてPDFでやるのは大変ですが、PDFだけをこれで管理するなら十分な機能をもっています。
@PDFファイル管理
APDFのOCR(AIさん)
BPDFWriter
CPDFのページ編集機能(ワークパレット)
がついてこの価格ですのでお買い得です。但し、Acrobatをもっている人のメリットは@だけになりますが...。いきなりPDFProの機能をかなり意識されたふしがありますが後発だけあって@、Aは上ですし、操作性も上です。
【惜しい!!】
OCRですが、透明テキストになるのはいいのですが、位置まで再現してくれません。ここはなんとかして欲しいところです。(TT)この現象はePWareでも全く同様です。PDFの老舗なのですが、なんとも解せない仕様になっています。もう1つ*.ocrpdfなるファイルが作られますが、PDFが2つに分かれるなら、あんまり意味のない話に思えます。サポートに要望をしましたが、回答もありません。そもそも、サポートの製品選択も改版が遅れているのか出ていません。
細かい話ですが
・PDFライターがProgramFilesではなくルートに入る(選べない)
・キャビネットが消せない。
などかなりインストールフォルダやキャビネットの扱いにくせももっています。設定もわかりにくい部分を残しています。
PDFはページ内編集するのはそれほど簡単ではありません。そういう意味でページ内の編集を行う場合はやはりDocuWorksなどに分があります。
お勧めショップ情報 あまり扱われていないようです。
ePWare(クセロ)
■ePWare
上と同じくクセロ社のファイル管理ソフトです。価格は¥10,290(税込)となっています。ちょっとわかりにく体系ですがPDFライター付のものが¥16,000です。PDFに変換すれば管理できますので他のWriterでも通用します。内部はPDFデータで管理されています。
AIソフト社の読んdeココとのセット商品もあり、こちらは¥23,940となっています。(ただ起動画面にAIソフトの活字認識を使用している旨のメッセージが出ますし、メニューにもイメージOCRというのが出ます。読んdeココを入れているせいかもしれませんが...。)
ここまで書くといかに瞬簡ファイリングがお得かおわかりいただけると思います。(殆ど同じです。)
中でも気に入っているのはワークパレットと呼ばれる機能で、これはPDFのページを見ながら「束ね」「ばらし」ができます。PDFの表示はかなり難しい技術ですので同社の技術力が伺えます。(これだけを格安で別売りしていただけると助かります...と思っていたら瞬簡ファイリングが出ました。)
ファイル管理ソフトとしては内部がPDFで統一されているだけあってスッキリしています。逆に「ページ内編集」「重たい」という欠点があります。
【惜しい!!】
PDFで統一されているのは良いのですが、何でもPDFにするまでの変換に時間がかかります。Textでもかなりもったりした感じで変換されます。編集は先のワークパレットですが、さすがにAcrobatStandardのようなアノテーション機能などはありませんのでページ内部の編集には不向きです。雰囲気としてはPDF用管理ツール一式という感じがします。
また設定などにくせがあってややわかりにくいです。(上の瞬簡ファイリングと同じですが、サンプルキャビネットやその履歴の消し方がわからないなど)
面白いコンセプトですが、AcrobatStandardがいるようでいらないようで...という感じです。)ページ内編集をしたいならいりますが、そうでないなら不要でしょう。
ただ上の瞬簡ファイリングと同じもの(というか瞬簡ファイリングにはOCRやWriterなどもついている)に見えます。捨てるのだろうか?と思いますが...。(^^!
■PDFで管理されているのでイメージドキュメントに関してはOCR・束ね・ばらしは問題ありません。出力もPDFそのままなのでこちらも良くできています。逆に「ページ編集:PDFであるがゆえに?少しプア」「他のドキュメント:PDFになおすがゆえに?もったりする」という欠点ももっています。
また瞬簡ファイリングをリリースされたことで立場は微妙ではないかと思います。
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PrestPageManager(NewSoft
■PrestPageManager
バンドルソフトで名高いPrest!!さんのツールです。価格は¥11,340となっています。
このソフトはちょっと変わっているというか王道を行っています。ファイル管理ソフトは普通、内部で独自(乃至は統一的な)フォーマットに変換されます。しかしこのスタイルは「原本」「管理」でファイルが二重化されてしまいます。例えば何らかの事情で原本を動かすと管理ができなくなる危険性があります。このソフトは直接管理しますのでそういう意味ではエクスプローラに近いものです。特筆すべきなのは独自のビュアーをもっていてこれが多種のフォーマットに対応しています。WordやExcelは当然ですが、PDFなどまで見えます。これはたいしたものです。
またImagePDFにはなりますがPDF変換も高速に行います。この状態であれば「束ね」「ばらし」も可能ですから異種ドキュメントをまとめて配布するのにも使えます。とにかくサクサク動くのが特徴です。
【惜しい!!】
サムネイルで見えるといっても自在眼ほどではなく、Word・Excel・PowerPoint・PDF・html・TXTなどだけになります。つまりはこのあたりを使っている場合にはメリットがあります。しかし逆に全部のファイルを表示するわけでもないので、これ以外ものものはうまくいきません。せめてアイコンぐらいは出してほしいところです。
またOCRもついていますが、日本語はちょっと使えない感じがします。またPDFの透明テキストになるわけでもなさそうです。
■割り切って使うなら面白いと思います。エクスプローラとはシームレスなのでその点も評価に値します。検索用のPDFはできないものの、上記対象範囲でしたら異種ドキュメントの「束ね」「ばらし」もできます。面白い製品でですが、割り切りの分やや半端な印象があります。
お勧めショップ情報 あまり扱われていないようです。
PaperPort(ニュアンス)
■PaperPort
かつては斬新なコンセプトで一世風靡したScanSoftのPaperPortの日本語版です。オリンパスさんやOMRONさんも扱っていました。現在はOMRONさんが扱っておられますが、本家からも出ています。価格はDeluxが¥13,900とお手ごろでOfficeは¥27,800とやや高めの部類になります。
同社は「いきなりPDFEdit」というAcrobatライクな製品もあって、ここの比較にみられるようにこのような編集機能の差によるものと思われますが、注意すべきなのはPDFの扱いにも差があるようです。
またエクスプローラそのもののような形で使うことも可能で「縮小画像の更新」とすればサムネイルの作成ができます。
【惜しい!!】
当時は斬新さに驚きましたが、現在ではさすがに一般化しましたのでそこの斬新性はありません。
PDFがサクサク動くことを期待していましたが、DeluxではPaperPortが作成したPDFしか扱えないようで、これは困り者です。
ためしに幾つかのPDFを入れてみましたが、ちゃんと表示されるものとそうでないものがありました。どうもImagePDF以外ができないような印象です。
同社の「いきなりPDFEdit」ではそうでもありませんから、Officeを買えばよかったのでしょうが、この価格差はあまりです。一般のPDFが区別なくできないのではあまりメリットがないと思います。(Officeは買わなかったのでよくわかりません。)
まあ、AcrobatReaderで開いてPaperPortPrinterで出力すれば、読み取ることはできますが、ImagePDFになるようで、あまりメリットがないような気がします。
ただサムネイルの表示などは比較的高速ですからストレスを感じることはないと思います。検索などもできますが、そう充実している印象はありません。ですからファイル管理に限りなく近いかもしれませんが異種ドキュメントでもPDFにすれば束ね・ばらしなどは可能です。
(Image)PDFWriterがついていますから、一般文書も可能ですし、またTWAIN経由でスキャナから取り込むこともできます。開けないキャノンにもバンドルされているスキャナがありますが、これもどうもDeluxのようです。
販売戦略なのかもしれませんが、残念でなりません。

■サムネイル化できる対象ファイルが多いのはいいのですが、同種ドキュメントはともかく異種ドキュメントの「束ね」「ばらし」ができないのはつらいです。
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楽々ライブラリ(PFU)
■楽々ライブラリパーソナル
ScanSnapのPFUが開発した楽々ライブラリです。価格は¥25,200とやや高めです。
これは何が変わっているかといってもそのビューです。まるで事務所のファイルそのままが再現されます。操作も至ってシンプルでマニュアルレスでもほぼ使えるように工夫されています。こうなると検索も事務所風に「あのファイルの中ほど」程度の記憶で探すことができます。
ファイリングソフトらしく、WordやExcelなども画像変換してファイルしますので、見た目は1冊のファイルになって見えます。また当然ながらScanSnapからだと開いたページに直接登録することが可能です。
内部的には画像ファイルで管理されているようですが、外部に対してはPDF(イメージPDF)で出力されますのでそのままメールなどに送ることができます。
【惜しい!!】
操作性はいいのですが、やはり2ページの見開きは最大化しても読むのには苦しく、毎回拡大のお世話になります。するとやはり読むには面倒です。探すのはむしろよい部分ももっています。またバインダなので必ず長手方向が縦になります。そのため読む場合に回転が必要なケースも多々あります。まあこれは現実にもある話なのですが。
それとバインダ間の移動はやや面倒な感じがします。普通だと1冊にたまってくると、多そうなもので1冊つくり移しますが、そのあたりの作業が面倒です。
しかしこれらは改良されていくので、やっぱり問題は視認性と価格でしょうか?
■サムネイルもできますが、ビューが面白いです。またOCRはしませんが、探し方はメタファーなので、ここらは許容範囲かもしれません。実際問題はなかなか読めないのでそのあたりは慣れてきてもつらく感じるかもしれません。
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ImageOffice(富士通)
■ImageOffice
富士通の老舗のファイリングをソフトです。価格は¥36,750とかなり高めです。
HPを見ても2005年この方新規がないので枯れたソフトとも言えます。(^^!

【惜しい!!】
これは購入していません。その昔(ってかなり昔ですが)使用したことがあります。独特の構造で戸惑いましたが、VerUpにつれ構造やUIが大きく変わってしまいました。HPに書いてあるような内容は今では当然ともいえますから、食指がわかないまま現在に至っています。富士通もあまり力を入れている風でもありません。(^^!

■価格が高めですが、これと言った特徴がないですね。
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さくっとファイリング(コクヨ)
■さくっとファイリング
これは新規参入のコクヨの意欲作ファイリングをソフトです。価格は¥6,000以下とかなり安めです。
同社のCaminacsにもバンドルされていますが、単品でも販売されています。内部はPDFのようですが、PDFをそのまま扱えるわけではありません。スキャナかたはTWAINに対応していれば取りこむことが可能です。また他の文章も取り込むことができます。ここまではありふれていますが、特徴はその検索というか分類方法です。
「ファセット分類」と書かれていますが、切り口によって分類検索が可能です。例えば「日付」「タイトル」「作成者」などです。面白いのはそれでツリービューまでが変化します。このあたりは目新しいです。

【惜しい!!】
これは中身を検索するというより、幾つかの分類をあらかじめ入れてファイルしておく必要があります。4つ程度の事柄を記載するだけですから手間でもないのですがどうしても同じような言葉が並びますね。(^^!それで分類するので、探すのは少ない場合はいいのですが...。どちらかといえば「あれも、これも」になっていない分、わかりやすいのですが、相当割り切る必要もあります。
内部はPDFではありませんが、PDFとして簡単にエクスポートできます。

■価格が高めですが、これと言った特徴がないですね。
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ファイリングソフトは他にもいろいろあると思います。デジタルコピアでは大抵のものが何かしらをメーカが提供しています。
こうやって見てみると完璧というものではなくある程度の「割り切り」というのが必要であることがわかります。逆に割り切ってしまえば、今のままでも結構便利に使えるものです。
コツはエクスプローラと(似ていても)同じだとは思わず、ドキュメント管理だけに使うことだと思います。またそれぞれが特徴的な部分を持っていますので「やりたいこと」によって評価はわかれると思います。
例えば「やさしくファイリング」はイメージドキュメントに関しては「OCR」「PDF化」が優れています。しかし、それだけでしたらOCRソフトを買う手もあります。束ねたままPDFにしないなら、そのままでも十分便利につかえます。そう言った「割り切り」が大事だと思います。
ドキュメントをどこまで広範囲に定義するか?ですが「紙」だとすればやはりDocuWorksは良くできていると思います。PDFの取り込みも遅いながら優秀です。またUIも優れています。そういう意味でお勧めです。